Benchmarking y documentalistas

Benchmarking y documentalistasDentro del perfil del nuevo profesional de la información no caben ni el conocimiento rutinario y estático, ni las actitudes inmovilistas. Si hay una característica que sobresale especialmente en el estudio del funcionamiento de herramientas como el benchmarking [1] es la capacidad de análisis o llave que abre la puerta de la comprensión de cómo funciona todo proceso cuyo rendimiento es lider cuando se compara con otros similares y qué lo hace ser mejor con respecto a los otros.

Aunque esta parte de índole sistemática es importante, para ser suficiente se ha de ver completada con otra más creativa e intuitiva: ser capaces de entender cómo adaptar tales mejoras de una organización a otra y convencer a la dirección para llevarlo a la práctica (Piriz [2]).

Por lo tanto el nuevo profesional de la información ha de reunir cualidades  variadas: análisis (conocimientos sistemáticos o metodológicos), intuición creativa (esto implica conceptos sólidos de la organización, de carácter horizontal y multidisciplinar) y trabajo en equipo, que le permitan convertirse en un eje esencial en todo proyecto de mejora organizacional en la empresa privada o en el ámbito público, permanentemente en busca de la excelencia (Alonso [7]).

Un aspecto muy concreto del nuevo perfil profesional se centra en todo lo relativo a los llamados indicadores: diseño y creación, selección, búsqueda, interpretación, etc. Los indicadores son la base del sistema de medición que permite valorar el posicionamiento relativo del rendimiento de unos procesos frente a otros similares. Luego todo lo relativo a su conocimiento y manejo se vuelve indispensable en la nueva cultura de la información , donde se identifican no simples datos sino agregados de prácticas (estructuras organizativas), valores, costumbres y motivaciones arraigadas en una organización.

[youtube XPu3_MJgzis nolink]

Si nos fijamos en el modelo de benchmarking propuesto por Kinell y Garrod (Alonso [7]) habremos de inducir como cualidades necesarias en el nuevo profesional las siguientes capacidades generales:

1.    Identificar los procesos clave. ¿Cuáles son?
2.    Generar diagramas estructurales y de flujo de los procesos. ¿Cómo actúan?
3.    Detectar indicadores o factores clave de éxito. ¿Por qué son mejores?
4.    Medir los factores clave: benchmarking implica medición . Cuantificación.
5.    Analizar los datos e identificar los mejores rendimientos. Selección.
6.    Seleccionar, convencer y aglutinar asociados al proceso de benchmarking. Crear equipo: convencer.
7.    Establecer contactos con los asociados y organizar las visitas. Organización.
8.    Identificar las mejores prácticas. Decisión.
9.    Adaptar las mejores prácticas a su organización. Adaptación.

Los sistemas que tradicionalmente atienden las necesidades de información de las organizaciones no han logrado satisfacer adecuadamente las nuevas tendencias en las exigencias informativas.

Se hace indispensable construir un nuevo paradigma  de los sistemas de información. En esta línea el benchmarking se perfila como un proceso sistemático y continuo que permite evaluar los productos, servicios y procesos de trabajo en aquellas organizaciones ampliamente reconocidas como representantes de las mejores prácticas (excelencia).

El profesional de la información debe ser capaz de liderar los avances de su organización (Piriz [2]) en la medida de su rendimiento comparativo a través de un amplio rango de criterios, abriendo un camino eficaz hacia una vista comprehensiva de los niveles de rendimiento en su organización y ayudando a los directivos enfocar las prioridades de acción  futura. La utilización de esta técnica en los sistemas de información contemporáneos genera cambios y permite brindar mejores servicios encaminados a satisfacer convenientemente la creciente demanda de información.

[youtube 19t_M8mCncw nolink]

En este sentido el nuevo profesional de la información debe formarse y situarse convenientemente en el ámbito de este paradigma emergente. Y también  de otras nuevas técnicas presentes en el mundo de los Sistemas de Información. Todas ellas relacionadas  íntimamente, como es el caso de la Reingeniería de Procesos en la Empresa (BPR, “análisis y diseño de flujos de trabajo y procesos intra e interorganizativos”) y la Total Quality Management (TQM). De no hacerlo así el profesional de la información puede verse barrido del mundo empresarial y organizacional moderno. Este objetivo se muestra especialmente urgente si si consideramos  que: «it becomes clear that an approach that explicitly integrates knowledge management activities into the business process environment is missing» (Papavassiliou [6]).

Fuentes:

[1] Evaluación de indicadores de competitividad [En línea]. Modalidades. En ContactoPyme, Secretaría de Economía del Gobierno de México. [Consulta: 23-01-2012]. [Enlace externo]

[2]  Piriz Sanchez, R. [en línea] Benchmarking como instrumento para la mejora continuada de las políticas y las estrategias de RRHH. [consulta: 23-01-2012]. En rrhhMagazine.com , Recursos Humanos y Management Empresarial. [Consulta: 23-01-2012]. [Enlace externo]

[3] Pirela, A. y Abreu, O. Confidencialidad y competitividad: benchmarking cultura de la información entre proveedores de PDVSA. En Espacios. Vol. 26 (Especial) 2005. Pág. 23. [consulta: 23-05-2007]

[4] León Santos, M. y Otero Baxter, T. Aplicación de la técnica de benchmarking en el Sistema de Información de la Universidad de La Habana. Reseña [en línea] en, ACIMED 6(3):199-203,1998. [Consulta: 23-01-2012]. [Enlace externo]

[5] Schofield, A. [en línea]. Benchmarking: an overview of approaches and issues in implementation [Consulta: 23-01-2012] [Enlace externo]

[6] Papavassiliou, G. [en línea]. Integrating Knowledge modelling in Business Process Management. [Consulta: 23-01-2012] [enlace EXTERNO]

[7] Alonso Arévalo, J. y Martín Cerro, S.  [en línea]. Benchmarking: una herramienta para gestionar la excelencia en las bibliotecas y los servicios de información. [Consulta: 23-01-2012] [enlace externo]